Wybór odpowiedniego biura rachunkowego to jedna z ważniejszych decyzji, jaką podejmuje przedsiębiorca podczas zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej. To w końcu nam, księgowym, powierza opiekę nad kluczowym punktem biznesu – finansami swojej firmy.
Jak powinna wyglądać prawidłowo prowadzona księgowość? Oto lista 9 cech dobrej księgowości, która pomoże w ostatecznym wyborze biura rachunkowego, a jednocześnie przybliży wszystkie korzyści, jakie przyniesie współpraca z biurem księgowym Hexus Profit.
Rozszerzone ubezpieczenie OC
Podejmując współpracę z wybranym biurem rachunkowym, warto upewnić się, czy posiada ono polisę OC odpowiednio dostosowaną do zakresu swoich działań. Ubezpieczenie OC to standard w usługach księgowych, jednak większość biur decyduje się jedynie na wykup podstawowego OC, podczas gdy zakres wykonywanych przez nie czynności jest znacznie szerszy. To bardzo ważne, by w przypadku ewentualnych problemów móc ubiegać się o odpowiednie odszkodowanie.
Wszechstronna i kompetentna księgowa
Doświadczenie i odpowiednie kwalifikacje to podstawy, których powinniśmy z góry oczekiwać od współpracującej z nami księgowej. Ale to nie wszystko. Osoba, której powierzamy dokumentację finansową, powinna po prostu rozumieć nasz biznes. Inaczej prowadzi się księgowość małego zakładu fryzjerskiego, zaś inaczej rozlicza się międzynarodową firmę importującą towary z Chin. Księgowa z prawdziwego zdarzenia potrafi wyjść poza schemat standardowych rozliczeń i podchodzić do każdego projektu indywidualnie.
Dedykowana księgowa
Pewność, że podczas współpracy z danym biurem będzie nas stale obsługiwała konkretna osoba, to jednocześnie gwarancja lepszej jakości doradztwa w przez cały okres współpracy. Tego nie zapewni nam usługa e-księgowości – anonimowość obsługi księgowej i duża rotacja wśród pracowników wyklucza dobrą znajomość prowadzonej przez nas działalności. Dedykowana księgowa to ogromna oszczędność czasu i pewność natychmiastowej reakcji np. w przypadku wprowadzenia niezbędnych zmian.
Sprawny kontakt z księgową
Sprawna komunikacja pomiędzy biurem rachunkowym a klientem to już połowa sukcesu. Nie zawsze musi być to kontakt osobisty – większość informacji można uzyskać telefonicznie, zaś przy współczesnych możliwościach technologicznych dokumenty wysłać pocztą elektroniczną.
Wsparcie podczas kontroli Urzędu Skarbowego
Kontakty z Urzędem Skarbowym nie należą zazwyczaj do najłatwiejszych. Skomplikowane przepisy podatkowe i niezrozumiała terminologia to dla laika spory stres, dlatego warto w takich sytuacjach mieć możliwość wsparcia się fachową radą biura księgowego. Księgowa nie wszystko będzie mogła załatwić za nas, ale już same instrukcje dotyczące tego, jak się przygotować na kontrolę z US, mogą być bardzo pomocne.
Jasne warunki współpracy zapisane w umowie
Decydując się na podpisanie umowy z wybrany biurem rachunkowym, powinniśmy oczekiwać w umowie jasno opisanych warunków współpracy. Nie wszystkie ustalenia musimy znać na pamięć, zaś w przypadku wątpliwości będziemy mieli możliwość ich pisemnej weryfikacji. Warto posiadać formalny zapis zasad obowiązujących m. in. w przypadku większej ilości faktur do zaksięgowania w danym miesiącu czy niedostarczenia dokumentów do biura w ustalonym terminie. W ten sposób unikniemy rozczarowania związanego z niespodziewanymi opłatami.
Miesięczne rozliczenia w terminie
Jeżeli chodzi o zachowanie odpowiednich terminów, musi stosować się do nich nie tylko przedsiębiorca, ale też sama księgowa. Przedsiębiorca powinien znać wysokość podatków pomniejszonych o koszta najpóźniej do 20-tego dnia nowego miesiąca rozliczeniowego, zaś VAT-owcy do 25-tego dnia nowego miesiąca są zobligowani do zapłaty VAT-u za poprzedni miesiąc. Kompetentne biuro rachunkowe przesyła wyliczenia z zachowaniem ustalonych terminów i traktuje tę kwestię priorytetowo.
Wygodny sposób informowania o kwocie podatku do zapłaty
Łatwy dostęp do informacji na temat kwoty podatku do zapłaty lub terminu jego uiszczenia to dla wielu przedsiębiorców wyznacznik dobrej współpracy z biurem rachunkowym. Taka informacja powinna być przesyłana w sposób elektroniczny np. mailem, by przedsiębiorca miał do niej dostęp 24h na dobę.
Pomoc w założeniu firmy
Księgowość to usługa przeznaczona nie tylko dla zaprawionych w bojach przedsiębiorców, ale też osób początkujących w biznesie. Dobra księgowość oferuje niezbędne wsparcie i pomoc na każdym etapie prowadzenia firmy, w tym również podczas procesu jej zakładania.