Każdemu przedsiębiorcy, który rozlicza się na zasadach ogólnych lub liniowo, zależy na tym, by możliwie jak najwięcej wydatków włączyć do kosztów firmowych. Nie ma w tym nic dziwnego: im wyższe koszty firmowe, tym mniejsza podstawa opodatkowania, według której naliczany jest podatek dochodowy, a często też podatek VAT. Nie chodzi tu jednak o sztuczne generowanie kosztów w celu zmniejszenia kwot podatku do zapłaty, ale o wskazanie, jakie wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę można uznać za koszt prowadzonej przez niego działalności.
Co możemy uznać za koszty firmowe?
Koszty firmowe stanowią wydatki służące uzyskaniu przychodu z działalności gospodarczej lub zachowaniu (zabezpieczeniu) jego źródła. Oznacza to, że podstawą uznania za koszt firmowy może być nie tylko wydatek związany bezpośrednio z wykonywaną działalnością, ale też mający pośredni związek z jej prowadzeniem. Pamiętajmy jednak, by w tym przypadku zachować przede wszystkim stosowny umiar i zdrowy rozsądek, bowiem to na nas, przedsiębiorcach, ciąży odpowiedzialność i obowiązek wykazania przed Urzędem Skarbowym zasadności zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskiwania przychodu. W razie wątpliwości warto zwrócić uwagę na przepisy i interpretacje organów podatkowych, które akceptują bądź w całości wykluczają zaliczenie wybranego wydatku do kosztów firmowych.
Koszty firmowe związane z prowadzeniem biura
Jednymi z podstawowych kosztów firmowych są te związane z prowadzeniem biura. Wiele wątpliwości zarówno u przedsiębiorców, jak i urzędników skarbowych, mogą jednak wzbudzać wydatki związane z prowadzeniem biura w miejscu, w którym jednocześnie mieszkamy. Nie ma przeciwwskazań, by do kosztów firmowych włączyć stałe opłaty mieszkaniowe, ale niezbędne jest określenie, w jakim procencie wykorzystujemy mieszkanie w działalności gospodarczej. W ten sposób do kosztów firmowych możemy zaliczyć część opłat mieszkaniowych za:
- czynsz i media,
- remont biura/mieszkania wraz z materiałami,
- naprawę/wymianę stałych elementów wyposażenia np. drzwi czy okien,
- montaż klimatyzacji lub zakup innych urządzeń związanych z dodatkowym ogrzewaniem, ochładzaniem czy oczyszczaniem powietrza,
- podatek od nieruchomości,
- ubezpieczenie mieszkania/biura i majątku firmowego.
Ważne: dokument potwierdzający koszt mieszkaniowy może być wystawiony na nasze prywatne dane lub nawet inną osobę, kiedy lokal nie jest naszą własnością. W takim przypadku oprócz faktury czy rachunku niezbędne będzie także potwierdzenie poniesienia kosztu w postaci umowy najmu oraz potwierdzeń przelewów, które będą stanowiły dowód na to, że to faktycznie my ponosimy opłaty m.in. za czynsz czy media.
Wyposażenie biura
Biuro jest podstawą działania zarówno większych firm, jak i jednoosobowych działalności. Do kosztów firmowych możemy zaliczyć wszelkie sprzęty i przedmioty biurowe, które będą nam umożliwiały prowadzenie biura, wliczając w to także możliwość organizacji spotkania z klientami. Kosztem firmowym mogą zatem stać się:
- meble biurowe np. biurka, lampy, krzesła, regały czy półki wykorzystywane np. na przechowywanie dokumentów czy materiałów reklamowych,
- elektronika biurowa w postaci komputera, monitora, tabletu, drukarki, klawiatury, myszki, niszczarki czy skanera,
- materiały i akcesoria biurowe np. papier xero, długopisy, ołówki, zakreślacze, kalendarze, notatniki, planery, nożyczki, kalkulatory, dziurkacze, segregatory, teczki itp. oraz organizery do przechowywania wszelkich materiałów biurowych,
- ekspres do kawy, kawa, mleko oraz akcesoria niezbędne do jej podania klientowi np. filiżanki,
- pozostałe artykuły spożywcze dla klientów lub pracowników: woda, herbata, słodycze,
- środki czystości, płyny, ręczniki, papier czy żele dezynfekujące,
- materiały gospodarcze np. baterie, kable, mop, żarówki,
- elementy dekoracyjne np. kwiaty, plakaty, świece zapachowe.
W przypadku wydatków dotyczących biura, znajdującego w miejscu naszego zamieszkania, bardzo ważne jest umiejętne rozdzielenie kosztów firmowych od wydatków prywatnych. Urząd może bowiem zakwestionować zakup np. dużej ilości środków czystości czy mebli ogrodowych, podczas gdy na działalność wykorzystujemy jedynie 15% powierzchni domu czy mieszkania.
Komunikacja z biurem i klientami
Prowadząc swoją firmę musimy mieć zapewnioną dobrą komunikację m. in. z biurem, klientami czy pracownikami. Dlatego nie ulega wątpliwości, że do kosztów firmowych powinniśmy zaliczyć także wszelkie sprzęty i usługi pozwalające na swobodny przepływ informacji. Do kosztów firmowych tego typu należą m.in:
- telefony komórkowe i stacjonarne oraz akcesoria typu folia ochronna, etui, ładowarka,
- usługi telekomunikacyjne – miesięczne opłaty za abonament za telefon i internet lub doładowania telefonu na kartę,
- drobne wyposażenie pozwalające na utrzymanie łączności i swobodną telekomunikację np. router wifi, słuchawki, smartwatch z funkcją telefonu.
Pamiętajmy jednak, że każda z wymienionych wyżej rzeczy powinna nam służyć wyłącznie do prowadzenia działalności, nie zaś w celach prywatnych. Zanim więc zdecydujemy się na zaliczyć dany wydatek do kosztów firmowych, zastanówmy się, czy będziemy w stanie udowodnić, że wybrana rzecz lub usługa rzeczywiście służyła nam do osiągnięcia przychodu.
Własna strona www + usługi i materiały reklamowe
Własna strona www z opisem działalności, sklepem, ofertą czy cennikiem usług to dziś podstawa działania większości firm. W końcu, abyśmy mogli sprzedawać swoje towary lub usługi, klienci muszą się o nas w jakiś sposób dowiedzieć. Do kosztów uzyskania przychodu możemy zatem zaliczyć:
- opłaty za projekt strony www i logo, domenę i hosting,
- oprogramowanie niezbędne do stworzenia strony np. subskrypcja programu graficznego online,
- usługi marketingowe – pozycjonowanie, copywriting, prowadzenie mediów społecznościowych,
- usługi programistyczne i informatyczne,
- materiały reklamowe w postaci odzieży z logo firmy, banerów, plakatów, wizytówek, a także niezbędnych do ich prezentacji akcesoriów np. stojaków, ramek,
- usługi reklamowe – obejmujące reklamę np. w prasie tradycyjnej lub online – w tym również na blogach lub w Social Mediach,
- opłaty za ogłoszenia np. na serwisach aukcyjnych.
- sprzęt fotograficzny i RTV, mający na celu tworzenie i prezentację własnych materiałów promocyjnych.
Inwestowanie w rozwój firmy
Do kosztów firmowych możemy włączyć także różne materiały i usługi służące rozwojowi naszej działalności lub marki np.:
- szkolenia, warsztaty, kursy językowe, a nawet studia podyplomowe, jeśli ich profil jest zgodny z działalnością firmy,
- opłaty za konferencje naukowe, targi i spotkania branżowe,
- zakup literatury branżowej (czasopisma, książki, prenumeraty).
Podróże i spotkania biznesowe
Szczególnym rodzajem kosztów firmowych są te związane z podróżami służbowymi i organizowaniem spotkań biznesowych. Wiele z nich może stanowić koszt przedsiębiorcy, o ile rzeczywiście wszelkie przedstawione wydarzenia miały związek z prowadzoną działalnością i służyły osiągnięciu przychodu. Pamiętajmy jednak, że większość z tych kosztów wpłynie wyłącznie na zmniejszenie należności podatku dochodowego, ale nie pozwoli na odliczenie podatku VAT (czyt. Wydatki związane z podróżami służbowymi). Decydując się na podróż służbową lub organizację spotkania biznesowego do kosztów firmowych będziemy mogli włączyć:
- wydatki na noclegi,
- opłaty za parking samochodu służbowego,
- diety, czyli koszty wyżywienia w kwocie zdefiniowanej w rozporządzeniu (30zł dziennie w przypadku krajowych podróży),
- usługi cateringowe (ale nie usługi gastronomiczne!),
- opłaty za transport – np. bilety za pociąg/samolot, paliwo, przejazdy taksówką,
- wydatki związane z organizacją imprez integracyjnych.
Ważne: starajmy się, aby w miarę możliwości wydatki związane z odbyciem podróży lub spotkania służbowego były udokumentowane przy pomocy faktur/rachunków z NIP’em firmy.
Koszty związane z pojazdami firmowymi
Przedsiębiorca ma także możliwość rozliczania kosztów związanych z użytkowaniem i zakupem pojazdów firmowych. Choć odliczenia związane z pojazdami osobowymi są mocno ograniczone, to kosztami firmowymi w odpowiednim procencie (czyt. Samochód firmowy a odliczenie kosztów) mogą stać się:
- paliwo,
- materiały eksploatacyjne do samochodu np. części samochodowe, akcesoria,
- amortyzacja pojazdu,
- usługi serwisowe,
- usługi czyszczenia samochodu,
- ubezpieczenia komunikacyjne,
- raty leasingowe.
Co ciekawe, poza samochodem do kosztów firmy możemy włączyć także pozostałe pojazdy, które będziemy wykorzystywać do dojazdu do biura, gabinetu czy na spotkanie z klientem np.
- motocykl/skuter,
- rower,
- hulajnoga elektryczna.
Koszty firmowe związane z pracownikami
Kosztem dla przedsiębiorcy będą także wszelkie umowy wynikające ze stosunku pracy, w tym:
- umowy o pracę, zlecenie czy o dzieło.
Dla pracodawcy istotne może okazać się to, że do kosztów działalności można włączyć wydatki związane z umowami dla pracowników w kwotach brutto – to znaczy wraz ze składkami ZUS finansowanymi przez pracownika i kwotami podatków, a także część składek ZUS finansowanych przez pracodawcę. Kosztem firmowym dla przedsiębiorcy będzie także dodatkowy sprzęt komputerowy, meble, abonament telefoniczny czy różnorodne akcesoria, które są niezbędne do wykonywania obowiązków zawodowych przez pracowników.